Serviços

Geralmente solicitada por síndicos em início ou final de mandato, para determinar responsabilidades bem definidas por membros do Conselho Fiscal ou Consultivo, ou também demandada pelos próprios condôminos, a fim de dirimir dúvidas ou polêmicas, em casos de divergências relevantes ou suspeitas de falhas na administração condominial.

É imprescindível em casos extremos, porém o mais aconselhável é agir preventivamente e não deixar que os problemas aconteçam ou se acumulem.

A movimentação intensa de dinheiro e de contas naturalmente eleva a possibilidade de erros e até mesmo de omissões, fato que pode causar prejuízo ao condomínio como um todo. Nesse sentido, a auditoria periódica evita desvios ou fraudes, uma vez que o auditor verificará preventivamente possíveis inconsistências que possam estar acontecendo, indicando as providências cabíveis para reparação e ressarcimento, se for o caso.

Uma auditoria especializada em finanças condominiais verifica e certifica:

• O cumprimento das disposições legais da Convenção;
• Existência e autenticidade de certidões fiscais e cadastrais do Condomínio;
• Conformidade entre saldos bancários e controles financeiros (comparativo entre o extrato bancário e o demonstrativo apresentado pela administradora);
• Adequação de gastos e respectivas aprovações assembleares;
• Definição da quota condominial, com cobrança realizada corretamente pela fração ideal;
• Cumprimento de exigências fiscais e legais, com impostos sendo pagos de maneira correta;
• A existência, ou não, de demandas judiciais e positivação do condomínio em cadastro de maus pagadores, como o Serasa.

Ao final da análise das contas do condomínio, de folhas de pagamento, de contratos com prestadoras de serviço, de recolhimento de obrigações fiscais e contábeis, de controles de inadimplência etc., a auditoria entrega um relatório da situação do condomínio, documento também comumente chamado de Parecer de Auditoria de Condomínio.

Com o auxílio de recursos tecnológicos, o auditor compila todas as informações adquiridas. No caso de auditorias preventivas, esse processo é constante e geralmente é entregue mensal, trimestral, semestral ou anualmente, conforme as necessidades de cada gestor responsável.

• Serviços informatizados de registros trabalhistas de empregados, com controle de documentação de admissão, preenchimento de contrato de trabalho na carteira profissional e registro de empregados, emissão de contrato de experiência e cadastramento no PIS;
• Confecção mensal de contracheques de folha de pagamento, recibos de férias e recibos de rescisões de contrato de trabalho, conforme documentação apresentada;
• Apresentação mensal de informações para o cadastro geral de empregados e desempregados do Ministério do Trabalho;
• Emissão mensal de guias de recolhimentos de INSS e FGTS;
• Realização de homologações de rescisões de contratos de trabalho, junto a sindicatos e Ministério do Trabalho;
• Confecção de contracheques de 13º salário, da 1ª, da 2ª e da 3ª parcelas, com respectivas guias de recolhimentos de encargos sociais incidentes;
• Apresentação anual da DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, com respectivos informes de rendimentos, individuais;
• Gerenciamento de benefícios dos colaboradores, como vale-transporte e vale-refeição, garantindo que tudo seja concedido de acordo com as normas;
• Levantamento de custos de pessoal, individualizado por empregado, demonstrando salários, horas extras, abonos, encargos trabalhistas e encargos sociais;
• Revisão de programação de férias;
• Análise de Convenções Coletivas, cumprimento de dissídios, reajustes, contribuições e demais proventos e benefícios;
• Elaboração de planilhamento do PASSIVO TRABALHISTA POTENCIAL de todos os empregados, demonstrando o valor acumulado mensal de obrigações trabalhistas e previdenciários;
• Análise dos Relatórios especializados de PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional e do PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, com revisão dos controles de atualização de exames médicos admissional, demissional e periódicos.

• Emissão de Certificado Digital;
• Obtenção de CNPJ para condomínios;
• Obtenção de alvarás de funcionamento, ambiental e outros licenciamentos necessários junto à prefeitura local;
• Elaboração e Registro de Atas, Regulamento interno e Convenção de Condomínios;
• Acompanhamento de processos administrativos ou judiciais relacionados a questões condominiais;
• Prestação de apoio na organização e condução de assembleias condominiais, incluindo a redação de atas e o acompanhamento das decisões tomadas;
• Obtenção de certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais, bem como certidões de matrícula de imóveis;
• Auxílio na regularização de imóveis junto aos órgãos competentes, incluindo a obtenção de alvarás de funcionamento e habite-se;
• Coleta de documentos necessários para a realização de negociações imobiliárias, como certidões negativas de débito, registros de imóveis, escrituras, entre outros;
• Organização e gestão de toda a documentação relacionada a imóveis e condomínios, incluindo contratos, registros, certidões, entre outros;
• Análise de contratos de compra e venda, locação, prestação de serviços, entre outros, para garantir que estejam em conformidade com a legislação e protejam os interesses do cliente.

• Serviços de Planejamento Tributário preliminar – antes dos registros públicos – para prever integral cumprimento da carga tributária, com eventual redução, utilizando métodos e procedimentos específicos, estritamente dentro dos princípios legais e éticos;
• Serviços de busca prévia de aprovação de localização;
• Serviços de busca prévia de aprovação de nome e de razão social;
• Serviços de retirada de certidão de situação de impedimento cadastral de sócio;
• Serviços de elaboração de contrato social e suas alterações posteriores;
• Serviços de registro de contrato social e suas alterações, na Junta Comercial ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas;
• Serviços de inclusão no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ, do Ministério da Fazenda – Secretaria da Receita Federal;
• Serviços de inclusão no cadastro do INSS – Instituto Nacional da Previdência Social;
• Serviços de inclusão no cadastro da Secretaria Estadual de Fazenda – Inscrição Estadual;
• Serviços de inclusão no cadastro da Secretaria Municipal de Fazenda – Inscrição Municipal;
• Serviços de obtenção do Certificado Digital e-CNPJ A1 ou A3;
• Serviços de obtenção de licença de funcionamento da Vigilância Sanitária, Corpo de Bombeiros, Agências Reguladoras e demais órgãos públicos fiscalizadores;
• Serviços de obtenção do alvará de funcionamento pela Prefeitura e dos Conselhos Regionais do Estado a qual pertence a empresa;
• Serviços de aprovação de Autorização de uso de equipamento emissor de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica NFC-e;
• Fornecimento de carimbos, livros fiscais e guias de pagamentos de taxas de legalizações;
• Obtenção de certidões negativas de dívida tributária e previdenciária, inclusive de registro de dívida ativa e atualização de cadastros públicos federais, estaduais e municipais;
• Retirada de certidões negativas de registros dos Cartórios de Ofícios de Notas, Justiça Federal e Justiça Estadual.

• Revisão da Nomenclatura e Descrição de Atividades dos cargos do quadro de funcionários do Condomínio;
• Análise comparativa com o mercado do Plano de Cargos e Salários em vigor;
• Revisão de formas de contratação de mão de obra própria ou terceirizada, inclusive dos Contratos de Trabalho e/ou de prestação de serviços com Autônomos, Pessoas Jurídicas e MEI;
• Levantamento de custos de pessoal, individualizado por empregados, demonstrando salários, horas extras, abonos, encargos trabalhistas e encargos sociais;
• Revisão de programação de férias;
• Análise de Convenções Coletivas, cumprimento de dissídios, reajustes, contribuições e demais proventos e benefícios.
• Elaboração de planilhamento do PASSIVO TRABALHISTA POTENCIAL de todos os empregados, demonstrando o valor acumulado mensal de obrigações trabalhistas e previdenciários;
• Análise dos Relatórios especializados de PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional e do PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, com revisão dos controles de atualização de exames médicos admissional, demissional e periódicos.

• Verificação de existência e adequação de controle de Movimentação Financeira – Caixa e Bancos, Cotas Condominiais a Receber, Obrigações a Pagar e Fundos de Reserva;
• Implantação de procedimentos de projeção técnica para elaboração e apresentação de Previsão Orçamentária;
• Revisão de relatórios financeiros da parte patrimonial – ATIVOS e PASSIVOS e da parte econômica – RECEITAS e DESPESAS;
• Implementação de medidas para controlar e reduzir as despesas, incluindo a análise de contratos e fornecedores para garantir, que o condomínio esteja efetuando contratações com preços compatíveis ao mercado;
• Acompanhamento das contas a receber e reporte das taxas condominiais em atraso;
• Orientação sobre como investir fundos de reserva de forma segura e rentável, se for o caso, para garantir a saúde financeira do condomínio;
• Preparação de relatórios financeiros periódicos para apresentar aos condôminos, oferecendo transparência e prestação de contas;
• Auxílio na criação e manutenção de um fundo de reserva adequado para cobrir despesas imprevistas ou obras de manutenção.